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FEHLZEITENERFASSUNG


SYSTEMATISCH · EFFIZIENT · FLEXIBEL

teilung

Nutzungsbedingungen

Nutzungsbedingungen

Nutzungsbedingungen

Die eduFlux GmbH bietet interessierten Schulen den Betrieb einer Datenbank zur Fehlzeitenerfassung.

Im Rahmen der angebotenen Leistung haben Schulen die Möglichkeit Speicherplatz zur Datenerfassung zu mieten. Die Speicherung erfolgt auf IT-Systemen in Rechenzentren in Deutschland nach Abschluss eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrages gemäß DSGVO. Verantwortlicher für die Verarbeitung der Daten bleibt jeweils die Schulleitung (Datenbank-Besitzer).

Die Möglichkeit zur Datenerfassung wird über eine Online-Datenbank realisiert. Der Zugriff erfolgt über eine komfortable Webanwendung, die mit Einschränkung auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden kann.

Im Sinne der Datenminimierung arbeiten wir dabei mit zwei getrennten Systemen: Stammdaten der Schüler werden ausschließlich durch eine lokal an der Schule installierten Administrations-Anwendung verarbeitet. Für die Online-Datenerfassung werden nur eine zufällige Kennung sowie verschlüsselte Vornamen der Schüler und Klassenbezeichner in die Online-Datenbank übertragen.

Durch zusätzliche Sicherheitsverfahren ist es Mitarbeitern der eduFlux GmbH nicht möglich, die verschlüsselten Daten in den Online-Datenbanken einzusehen oder zu bearbeiten.

Begriffsbestimmungen

In den folgenden Nutzungsbedingungen tauchen öfter die unten aufgelisteten Begriffe auf. Hier können Sie nachlesen was wir damit meinen:

Anbieter:
Anbieter der Dienste unter fehlzeitenerfassung.de ist die eduFlux GmbH, Römerstraße 29, 58332 Schwelm, eingetragen am Amtsgericht Hagen (HRB 10580), vetreten durch Dr. Nikolas List

Dienst:
Als Dienst wird im folgenden die Bereitstellung der Webanwendung unter fehlzeitenerfassung.de sowie der API-Schnittstelle unter api.fehlzeitenerfassung.de bezeichnet.

Nutzer:
Als Nutzer wird im folgenden ein registrierter Nutzer bei fehlzeitenerfassung.de bezeichnet. Ein Nutzer gilt als erfolgreich registriert, wenn er erfolgreich eine Erstanmeldung am Portal vorgenommen hat.

Datenbank:
Als Datenbank wird der im Rahmen des Nutzungsverhältnis zugeteilte Speicher auf den Servern des Anbieter verstanden.

Datenbank-Nutzer (DB-User):
Als Datenbank-Nutzer wird eine Nutzer bezeichnet, dem Schreib- und/oder Leserechte an einer Datenbank im Rahmen der Nutzung des Dienstes zugewiesen wurden. Ein Nutzer kann Datenbank-Nutzer für ein oder mehrere Datenbanken sein.

Datenbank-Besitzer (DB-Owner):
Als Datenbank-Besitzer wird ein Datenbank-Nutzer bezeichnet, der die rechtliche Verantwortung für die Inhalte einer Datenbank übernimmt und für alle Belange dazu als verantwortlicher Ansprechpartner gegenüber dem Anbieter fungiert.

Datenbank-Admin (DB-Admin):
Als Datenbank-Admin wird ein DB-Nutzer bezeichnet, der für eine Datenbank administrative Tätigkeiten, wie Rechtevergabe, Datenpflege und Updates der Datenbank durchführen kann.

Zusatzsoftware:
Als Zusatzsoftware wird vom Anbieter zur Verfügung gestellte Software bezeichnet, die zum Zugriff und zur Verwaltung der Dienste genutzt wird.

Leistungen - Was bieten wir an?

  • Der Anbieter stellt unter fehlzeitenerfassung.de ein Anmeldeportal zur Verfügung unter dem sich Nutzer kostenlos registrieren können.
  • Angemeldete Nutzer haben die Möglichkeit Zugriff auf eine Datenbank zu erhalten.
  • Nutzer, die länger als 30 Tage nicht als Datenbank-Nutzer eingetragen sind werden deaktiviert. Erfolgt längstes 30 Tage später keine Anforderung auf Zuordnung zu einer Datenbank-Nutzung wird der Account des Nutzers gelöscht.
  • Jeder Nutzer hat die Möglichkeit sich als Datenbank-Besitzer zu registrieren. Nach Prüfung der Rechtmäßigkeit der Anfrage und Abschluss eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrages mit dem Nutzer, schaltet eduFlux GmbH eine persönliche Datenbank für den Nutzer frei. Der Nutzer erhält die Rolle des Datenbank-Besitzer und kann ab sofort über den Dienst Daten in der Datenbank erfassen.
  • Datenbank-Besitzer erhalten Zugang zur Zusatzsoftware und können mit dieser Stammdaten von Personen und Gruppen, für die Daten erfasst werden sollen in der Datenbank anlegen.
  • Datenbank-Besitzer können weitere Nutzer zu Ihrer Datenbank einladen und Ihnen Rechte als Datenbank-Nutzer freischalten.
  • Datenbank-Nutzer können, je nach zugeteilten Rechten, zu den jeweils hinterlegten Personen und Gruppen, beliebige Datensätze nach Maßgabe des Datenbank-Besitzer erfassen, erfasste Datenreihen auswerten, Interventionen planen und dokumentieren, so wie Serienbriefe gemäß der hinterlegten Vorlagen ausdrucken. Maßgeblich für die angegebenen Leistungen ist die in der jeweiligen Datenbank hinterlegte Konfiguration und der in der Leistungsbeschreibung dokumentierte Stand der Anwendung.

Datenerfassung

  • eduFlux GmbH verarbeitet personenbezogene Daten der Nutzer zum Zwecke der Bereitstellung der Dienste und zum Durchführen der Anmeldung an den Diensten.
  • Mit der Registrierung bei fehlzeitenerfassung.de willigt der Nutzer in die Datenschutzbestimmungen von fehlzeitenerfassung.de ein.
  • Diese Regelungen betreffen die Verarbeitung der Daten des Nutzer ausschließlich für die Bereitstellung der Dienste und der Anmeldung - für personenbezogene Daten, die in den bereitgestellten Datenbanken gespeichert werden, sind die Nutzer verantwortlich.

Datenerfassung

  • Betreffend der Speicherung von personenbezogenen Daten in den bereitgestellten Datenbanken tritt die eduFlux GmbH ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 4 der DSGVO auf.
  • Die Erfassung, Bearbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO ist ausschließlich nach Abschluss eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrages mit der eduFlux GmbH gestattet.
  • eduFlux GmbH unternimmt umfangreiche technisch und organisatorische Maßnahmen, den Schutz der gespeicherten Daten zu gewährleisten. Weitere Informationen finden Sie in unseren Datenschutzbestimmungen.

Pflichten der Nutzer

  • Jeder Nutzer ist verpflichtet seine Zugangsdaten geheim zu halten und keinem Dritten mitzuteilen.
  • Die Nutzung der Dienste ist ausschließlich für den Zweck der Datenerfassung gemäß Auftragsdatenverarbeitungsvertrag der jeweiligen Datenbank erlaubt.
  • Jeder Nutzer versichert sich, dass er gemäß einschlägiger Gesetze und Regelungen das Recht hat, personenbezogene Daten über die Dienste zu erfassen. Dies kann entweder durch Einwilligung, durch gesetzliche Vorschrift oder im Auftrag eines Bereichtigten (typischerweise der Datenbank-Besitzer) erfolgen.
  • Bei Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Nutzung kann eduFlux GmbH den Zugang des Nutzers sperren. Die Beweislast für die Rechtmäßige Nutzung der Dienste liegt beim Nutzer.
  • Sollte ein Nutzer feststellen, dass ihm durch den Fehler eines Datenbank-Besitzer irrtümlich Zugriff auf Daten erlaubt wurde (fehlerhafte Einladung, irrtümliche Rollenzuweisung, ...), so verpflichtet er sich auf strikte Geheimhaltung und Verschwiegenheit. Ein solcher Irrtum ist unverzüglich unter datenleck@fehlzeitenerfassung.de und (wenn bekannt) dem zuständigen Datenbank-Besitzer zu melden.
  • Sollte einen neue Version mit Sicherheitsupdates einer beim Nutzer installierten Zusatzanwendung erscheinen, ist der Nutzer verpflichtet diese zeitnah zu installieren.

Pflichten der Datenbank-Besitzer

  • Jeder Datenbank-Besitzer hat mit der eduFlux GmbH einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abzuschließen.
  • Der Datenbank-Besitzer versichert, dass er ausschließlich Datensätze erfasst, verarbeitet und speichert, zu deren Erfassung, Bearbeitung und Speicherung er befugt ist.
  • Lädt der Datenbank-Besitzer weitere Nutzer zu seiner Datenbank ein und erteilt ihnen dafür Rechte als Datenbank-Nutzer, so ist der Datenbank-Besitzer verantwortlich, dass dem Nutzer dabei nur Rechte gemäß seiner gesetzlichen Befugnis zugeordnet werden.

Pflichten des Anbieters

  • Die eduFlux GmbH verpflichtet sich, die in den Datenbanken gespeicherten Daten ausschließlich im Auftrag des Datenbank-Besitzer zu speichern.
  • Eine Verarbeitung der Daten durch eduFlux GmbH findet nicht statt.
  • Die Weitergabe der Daten an Dritte ist untersagt, so weit sie nicht durch ein Unterauftragsverhältnis und ausschließlich zum Zwecke der Vertragserfüllung (externe Hostingprovider), oder nach richterlicher Anordnung zum Zwecke der Strafverfolgung geschieht.
  • eduFlux GmbH stellt Sicherheitsupdates für die Dienste und die Zusatzsoftware zur Verfügung.
  • Die eduFlux GmbH verpflichtet sich Sicherheitslücken, die ihr bekannt werden, innerhalb von zwei Wochen zu schließen oder alle Nutzer über das bestehende Problem zu informieren.

Lizenzbedigungen

  • Jedem Datenbank-Besitzer wird während der Vertragslaufzeit zur Verwaltung der Stammdaten eine lokal auf Windows, MacOSX oder Linux installierbare Zusatzsoftware zur Verfügung gestellt.
  • Der Datenbank-Besitzer erhält dabei ein zeitlich beschränktes, einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht an der Software ausschließlich zum Zwecke der Verwaltung der Stammdaten und der Steuerung der Datenbank während der Vertragslaufzeit.
  • Der Datenbank-Besitzer ist berechtigt, die Software auf beliebig vielen Geräten zu installieren und beliebig viele Sicherungskopien zu erstellen.
  • Die Software und alle zugehörigen Rechte bleiben im Besitz von eduFlux GmbH.
  • Nach Ende der Vertragslaufzeit ist der Datenbank-Besitzer verpflichtet alle Kopien der Software zu deinstallieren und zu löschen.
  • Die mit Hilfe der Software erstellten Daten bleiben im Besitz des Nutzer.

Verfügbarkeit

  • Die Verfügbarkeit der Dienste beträgt 99% im Jahresmittel.
  • Davon ausgenommen sind Zeiten, die zur Wartung und zur Abwehr von Angriffen des Systems geschehen. So weit planbar liegen diese Zeiten in den Wartungsintervallen zwischen 5h und 7h morgens, so wie Samstags zwischen 6h und 12h und werden mindestens 24h vorher angekündigt.

Was mussen Sie für die Dienste zahlen?

  • Das registrieren als Nutzer ist kostenlos.
  • Kostenpflichtig ist alleine die Bereitstellung einer Datenbank.
  • Die Vergütung der Datenbank erfolgt nach dem jeweils aktuellen Leistungsverzeichnis und wird berechnet nach den folgenden Kriterien:

    • Anzahl der angelegten Personen
    • Anzahl der angelegten Gruppen
    • Anzahl der gespeicherten Datensätze
    • Anzahl der für diese Datenbank frei geschalteten Nutzer
  • Maßgeblich für die zu zahlende Vergütung ist die aktuell gültige Preisliste bzw. die einzelvertragliche Regelung mit dem Datenbank-Besitzer.

Ausschluss

  • Die angebotenen Dienste dienen alleine der Unterstützung bei der Datenerfassung, Auswertung und Dokumentation.
  • Nach unserer augenblicklichen Rechtsaufassung kann das Führen einer rechtssicheren Dokumentation auschließlich indirekt über den Ausdruck von Berichten und deren korrekter Archivierung erfolgen.
  • Die eduFlux GmbH übernimmt daher keinerlei Gewähr dafür, dass die Erfassung und die erstellte Dokumentation gemäß dem vom Nutzer gewünschten Zweck den jeweils geltenden Rechtsnormen entspricht.